Wydział Komunikacji Społecznej - Policja Lubelska

Zakres zadań Wydziału Komunikacji Społecznej  

1. Do zadań Zespołu do spraw Ceremoniału i Promocji Policji, należy:

• organizowanie i koordynowanie współpracy Komendanta z organami administracji rządowej, samorządowej i innymi podmiotami oraz organizacjami działającymi na rzecz bezpieczeństwa na obszarze województwa;
• nadzór nad prawidłowym przebiegiem uroczystości z udziałem kierownictwa Komendy zgodnie z procedurami i zasadami wynikającymi z ceremoniału policyjnego, regulaminu musztry w Policji i etykiety urzędniczej;
• organizacja uroczystości i przedsięwzięć promujących wizerunek Policji, narad i odpraw z udziałem Komendanta;
• nadzór nad sztandarem Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie, prowadzenie ewidencji sztandarów jednostek organizacyjnych Policji woj. lubelskiego;
• prowadzenie, gromadzenie i ewidencjonowanie zbiorów historycznych Izby Pamięci KWP w Lublinie, prezentowanie zbiorów osobom odwiedzającym sale wystawiennicze, przygotowywanie wystaw stałych i czasowych w Izbie Pamięci oraz wystaw plenerowych;
• koordynowanie i sprawowanie nadzoru nad działalnością podległych jednostek organizacyjnych Policji w zakresie współpracy ze szkołami, w których funkcjonują klasy o profilu policyjnym, a także w których zostaną utworzone oddziały o profilu mundurowym;
• opiniowanie wniosków o objęcie honorowym patronatem Komendanta przedsięwzięć  organizowanych przez podmioty zewnętrzne oraz jednostki organizacyjne Policji;
• koordynowanie i realizowanie dostępu do informacji publicznej w Komendzie, w tym prowadzenie strony podmiotowej Komendanta w Biuletynie Informacji Publicznej;
• przygotowywanie odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępniania informacji publicznej;
• opiniowanie przedsięwzięć informacyjnych, publicystycznych i promocyjnych o zasięgu regionalnym, których realizację planują jednostki organizacyjne Policji na terenie województwa lubelskiego;
• realizacja strategii komunikacji wewnętrznej w Komendzie oraz w jednostkach organizacyjnych Policji województwa lubelskiego;
• administrowanie portalu Komunikacji wewnętrznej;
• ewidencjonowanie jawnych i niejawnych aktów prawa wewnętrznego i resortowego oraz gromadzenie i dystrybuowanie jawnych aktów prawa wewnętrznego i resortowego;
• koordynowanie protokolarnego przekazywania majątku i dokumentacji nowo powołanym lub mianowanym kierownikom komórek organizacyjnych Komendy i jednostek organizacyjnych Policji woj. lubelskiego;
• przygotowywanie wniosków i dokonywanie zakupów ze środków przeznaczonych na wydatki o charakterze reprezentacyjnym i okolicznościowym;
• realizowanie zadań mających na celu przygotowywanie w imieniu Komendanta rozkazów   o wyróżnieniu policjantów i pracowników komórek organizacyjnych Komendy oraz jednostek organizacyjnych Policji woj. lubelskiego;
• realizowanie zadań dotyczących zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi w odniesieniu do zadań realizowanych przez zespół;
• wykonywanie zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania katolickiego duszpasterstwa w Policji garnizonu lubelskiego;
• pomoc psychologiczno-duchowa dla policjantów, którzy ze względu na skrajne przeżycia znajdują się w stresie lub doświadczają konfliktu sumienia;
• współpraca z duszpasterstwem policyjnym.

2. Do zadań Zespołu Prezydialnego należy:

• obsługa kancelaryjno-biurowa Komendanta, I Zastępcy i Zastępców w zakresie spraw jawnych;
• redagowanie pism na polecenie naczelnika wydziału, sporządzanie wykazów, tabel, zestawień, itp. w celu wsparcia bieżącej pracy naczelnika wydziału;
• prowadzenie rejestrów dotyczących ewidencji czasu pracy policjantów i pracowników, w tym list obecności, książek wyjść, ewidencji urlopów i zwolnień lekarskich w celu prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy, wystawianie skierowań na badania profilaktyczne, wprowadzanie danych do systemu SWOP.KADRY;
• składanie zapotrzebowania na materiały biurowe i rozliczanie przekazanych materiałów, w celu zapewnienia komórce właściwego zaplecza materiałowo – biurowego;
• prowadzenie ewidencji pieczęci, referentek znajdujących się na stanie wydziału.

3. Do zadań Kancelarii Jawnej należy:

• organizacja i koordynowanie obiegu korespondencji jawnej w Komendzie oraz w jednostkach organizacyjnych Policji woj. lubelskiego;
• odbiór przesyłek, odwzorowanie cyfrowe przesyłek papierowych i rejestrowanie w systemie EOD, przedkładanie pism do dekretacji Komendantowi, rozdzielanie i przekazywanie przesyłek do komórek organizacyjnych Komendy oraz jednostek podległych;
• przeprowadzanie analizy korespondencji i materiałów przekazywanych Komendantowi i jego zastępcom za pośrednictwem poczty elektronicznej (kancelaria.kwplublin@lu.policja.gov.pl) oraz portalu ePUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, e-doręczeń;
• przyjmowanie pism wychodzących z sekretariatów kierowników komórek Komendy, obsługa ekspedycji w systemie EOD oraz wysyłanie jej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
• obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych i zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Jawnej oraz w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych;
• opracowywanie projektów wewnętrznych procedur dotyczących przesyłek, dokumentów i materiałów jawnych oraz udzielania konsultacji pracownikom jednostek Policji województwa lubelskiego;
• administrowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w zakresie prawidłowego obiegu dokumentacji w garnizonie lubelskim;
• dystrybucja gazety policyjnej „POLICJA” (do komórek i jednostek organizacyjnych garnizonu lubelskiego oraz firm i instytucji).

4. Do zadań Zespołu Funduszy Pomocowy i Pozaoperacyjnej Współpracy Międzynarodowej, należy:

• organizowanie i koordynowanie przedsięwzięć związanych z policyjną pozaoperacyjną współpracą międzynarodową;
• współpraca z zagranicznymi formacjami policyjnymi, zagranicznymi instytucjami szkoleniowymi, instytucjami krajowymi oraz z właściwą merytorycznie komórką organizacyjną Komendy Głównej Policji;
• opracowywanie sprawozdań, informacji i materiałów przekrojowych dotyczących międzynarodowej współpracy realizowanej przez Policję garnizonu lubelskiego;
• identyfikowanie możliwości finansowania z funduszy pomocowych Unii Europejskiej projektów związanych z realizacją zadań Policji woj. lubelskiego oraz koordynowanie i podejmowanie działań zmierzających do ich pozyskiwania;
• opracowywanie założeń do planu budżetowego związanych z zapewnieniem finansowania oraz współfinansowania realizowanych projektów;
• opracowywanie Planu Działalności Komendanta;
• okresowe monitorowanie priorytetów, zadań, mierników wynikających z Planu Działalności Komendanta;
• przygotowywanie dla Komendanta informacji w zakresie realizacji zadań wynikających z Planu Działalności przez poszczególne komórki organizacyjne Komendy oraz podległe jednostki organizacyjne Policji;
• koordynacja działań związanych z kontrolą zarządczą w Komendzie;
• realizowanie zadań dotyczących zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi w odniesieniu do zadań realizowanych przez zespół.